电子I-9表格处理不当或成特朗普政府下雇主面临的又一高成本移民合规风险

美国总统唐纳德·特朗普（Donald Trump）在打击非法移民问题上的立场毫不含糊，雇主们对此已有所警觉。本届政府已开始实施工作场所突击检查，相关利益方预计，针对用于核验员工是否具备在美工作资格的I-9表格的审计将有所增加。

然而，在特朗普就职后的数日内，移民合规领域的声音日益聚焦于一个许多雇主可能尚未意识到的薄弱环节：他们的I-9表格服务供应商。

I-9表格的电子化进程

I-9表格合规涉及多个变量，其中一项是表格的填写方式。雇主与雇员均须完成表格的特定部分。传统上，雇主代表需与新员工当面收集并核验其证明身份与工作授权的文件，这些文件可能包括政府身份证、护照、绿卡或类似证件的某种组合。

但近年来，部分流程已愈发电子化，这在某种程度上得益于新冠疫情。2020年，美国移民与海关执法局（ICE）曾临时允许雇主远程核验授权文件。随后，ICE于2023年将远程授权设为信誉良好的E-Verify参与者的永久选项。

据背景调查服务商SafestHires（其自身不提供I-9表格产品）的客户经理大卫·亚当斯（David Adams）介绍，早在疫情之前，辅助I-9表格填写与记录保存的电子解决方案就已日益普遍。这些由HR信息系统供应商、律师事务所及其他第三方提供的工具，其卖点在于简化对雇主而言耗时耗力的流程。

亚当斯及其他接受HR Dive采访的人士表示，在目睹多个平台生成的电子I-9表格不符合联邦法规后，他们感到担忧——这为特朗普政府可能发现的违规行为埋下了隐患。

问题涉及两个方面

亚当斯表示，HR团队面临两大主要关切。其一，I-9表格供应商软件可能预填I-9表格的某些部分，例如员工的个人履历信息。

根据ICE与美国司法部发布的联合指导意见，使用I-9表格软件程序的雇主不得利用从外部来源（如员工求职申请）获取的信息预填I-9表格。除非雇主作为准备人或翻译协助员工完成表格第1部分（员工在此输入信息并作出证明），否则也不得代员工填写I-9表格。

其二，部分纸质I-9表格通过软件程序附加了员工的电子签名。问题在于，使用电子签名须遵守一套美国国土安全部（DHS）制定的独立标准，该标准与适用于纸质I-9表格的标准不同，这可能使雇主实际上处于不合规状态。

亚当斯指出，尽管I-9供应商不太可能故意发布不合规产品，但仅凭供应商声称产品合规并不足够。HR团队必须提出正确的问题，不能想当然地认为合规，“你需要审视自己的系统”。

事实上，数字表格所需的额外合规措施繁多。例如，DHS法规要求雇主保存电子I-9表格的“审计跟踪”，即记录针对特定表格所采取的操作的记录，Holland & Hart律师事务所合伙人克里斯·托马斯（Chris Thomas）表示。他补充说，即使供应商确实保存了审计跟踪，其质量也可能不足以满足DHS标准。

DHS法规还规定，雇主必须实施电子记录安全计划，该计划需：

• 确保只有授权人员才能访问电子记录。
• 提供记录的备份与恢复功能，以防信息丢失（如断电期间）。
• 确保员工接受培训，以最大程度降低未经授权或意外更改、删除电子记录的风险。
• 确保每当电子记录被创建、完成、更新、修改、变更或更正时，均生成一份安全且永久的记录，以确定访问日期、访问电子记录的个人身份及所采取的具体操作。

员工的证明声明也可能引发合规问题。DHS要求用于采集证明声明的电子系统须包含一种方法，以显示员工已签署并阅读该证明。签名必须在交易发生时附加，且系统须创建并保存一份验证签名者身份的记录。

但托马斯表示，他审查过的多个电子I-9系统并未包含此类证明。该要求可通过一个员工可勾选的小方框来部分满足，以确认其已阅读证明并输入签名。“法律明确规定，如果系统没有这一功能，那么在DHS看来，I-9表格根本不存在，”托马斯补充道，“许多供应商的系统没有这一证明功能。”

联邦执法机构此前曾对使用不合规电子I-9表格系统的雇主采取行动。亚当斯提到，2010年，ICE曾因零售商Abercrombie & Fitch公司电子I-9核验系统的技术缺陷，对其处以超过100万美元罚款。

亚当斯表示，特朗普政府若采取类似执法行动，对雇主而言代价高昂。1月2日，DHS公布了通胀调整后的民事罚款标准，其中I-9表格文书违规的罚款上限已从每次违规2,789美元提高至2,861美元。

“如果系统不合规，你将付出高昂代价，”亚当斯说。

“所有人都处于关注焦点之中”

接受HR Dive采访的管理方律师大多认为，在特朗普政府下，电子I-9表格合规是雇主面临的一大关切。托马斯表示，他曾与ICE特工交谈，对方确认该机构计划对电子I-9表格供应商不合规的雇主采取执法行动。

ICE未回应多次关于其电子I-9表格合规执法计划的置评请求。

仅特朗普第二任期首日，就签署了多项旨在减少非法移民的行政命令，包括一项宣布美墨边境进入紧急状态的命令，以及另一项旨在防止大规模移民与重新安置的命令。另一项名为“保护美国人民免受入侵”的行政命令则指示DHS“采取一切适当行动，大幅增加可履行移民官员职责的特工与官员数量”。

托马斯指出，鉴于ICE在30个地区国土安全调查特别负责办公室中可用于执行I-9审计的特工人数有限，上述最后一项命令可能尤为重要。他表示，该机构曾与现场承包商合作以加快大规模审计的进度，并可能为此设定配额。

“他们会竭尽全力打破美国的就业磁石，”托马斯说，“所有人都处于关注焦点之中。”

Balch & Bingham律师事务所合伙人道格·考夫曼（Doug Kauffman）表示，即使员工获准在美国工作，I-9审计发现错误的风险依然存在，因为系统仍可能被认定为不合规。

当下应采取的举措

考夫曼表示，HR团队必须主动出击，确保其供应商了解DHS法规；“ICE不会让你轻易脱身”。

更进一步或许也值得考虑：“雇主不应假定其软件解决方案是合规的，”BAL律师事务所高级律师艾琳·洛曼（Eileen Lohmann）表示，“独立审查所使用的每一个电子解决方案，以确保其符合法规，这一点至关重要。I-9表格上的任何错误，责任始终在雇主。”

在帮助雇主选择不同的I-9供应商方案时，考夫曼表示他“每次都会审视法规”，因为这是ICE评估雇主时的重点。他还表示，他会关注供应商在客户接受ICE审计时会采取何种行动，以及其流程与程序能否确保客户在三个工作日内提供ICE要求的材料（包括审计跟踪）。

“如果我们无法向ICE提供这些材料，那对我们来说就没有多大用处，”考夫曼说。

洛曼同样表示，雇主应考虑供应商在审计发生时的应对流程。她还建议雇主主动进行内部I-9审计，以了解ICE可能发现的问题。这可能涉及在外部律师协助或不协助的情况下，抽查部分I-9表格。“即使是一次规模较小的审查，也能让雇主纠正错误，降低未来的风险敞口，”洛曼说。